1.Chốt ngày tổ chức sự kiện trước khi tìm hiểu những yếu tố liên quan
Rất khó để chốt thời gian diễn ra sự kiện, và trên thực tế, rất nhiều công ty chuyên nghiệp thường mắc phải lỗi này, họ cần ưu tiên lên kế hoạch phù hợp cho những nhà lãnh đạo cấp cao, người nổi tiếng, khách mời đặc biệt, vì vậy ngay sau khi chọn được một ngày phù hợp với tất cả, trợ lí sẽ lập tức chốt thời gian, sau đó mới liên hệ đặt khách sạn, đơn vị hỗ trợ và những bên liên quan khác
Điều này dẫn đến một số thách thức lớn:
+ Ở một số nơi, đặc biệt là địa điểm thu hút khách du lịch như Đà Lạt, Huế,…Giá cả có thể biến động rất lớn, việc đưa ra giả định giá cao, thấp theo mùa một cách đơn thuần có thể làm ngân sách của bạn cạn kiệt ngay từ khâu chuẩn bị
+ Một số ngày lễ có thể hút lượng khách du lịch khổng lồ, khiến vé máy bay, khách sạn tăng cao, thậm chí bạn có thể không đặt được khách sạn nếu chốt ngày tổ chức sự kiện quá cận
Để giải quyết vấn đề, bạn nên gặp người tổ chức sự kiện có kinh nghiệm để đề xuất lịch biểu phù hợp, việc tham khảo ý kiến chuyên gia có kinh nghiệm sẽ làm giảm hơn phân nửa những rủi ro cơ bản có thể xảy ra trong nhiều tình huống khác nhau, đồng thời họ cũng có kinh nghiệm hơn trong việc phân bố nhân lực phù hợp ở từng bộ phận.
