SWOT Là Gì ? Cách Lập Ma Trận SWORT Từ A-Z – Chuẩn Tuyệt Đối

1.Khái niệm SWOT là gì?

S.W.O.T là một thuật ngữ đại diện cho bốn khái niệm:

+ S- Strengths: Hay còn gọi là điểm mạnh

+ W- Weaknesses: Hay còn gọi là điểm yếu

+ O – Opportunities: Hay còn gọi là cơ hội

+ T – Threats: Hay còn gọi là Thách thức

Hay nói theo cách ngắn gọn, SWOT là một danh sách có tổ chức về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức lớn nhất của công ty, được thể hiện dưới dạng ma trận để dễ dàng so sánh kết hợp. Và tất nhiên, để có được những thông tin này, bạn phải phân tích từng yếu tố, đó là lí do tại sao thuật ngữ phân tích SWOT xuất hiện và được áp dụng rộng rãi

Điểm mạnh, điểm yếu là những gì liên quan đến tiềm lực nội bộ của công ty, hãy nghĩ đến danh tiếng, bằng sáng chế, uy tín trong ngành,…Những yếu tố này sẽ liên tục thay đổi theo thời gian, và bạn, người chủ doanh nghiệp là người có quyền chủ động điều khiển chúng

Trong khi đó, cơ hội và thách thức là những yếu tố tác động từ bên ngoài, hãy nghĩ đến nhà cung cấp nguyên vật liệu, đối thủ cạnh tranh, giá cả…Những yếu tố này nằm trong thị trường đang vận động và sẽ xuất hiện dù bạn có muốn hay không, về cơ bản, bạn không thể thay đổi chúng, đến đây, có lẽ bạn đã nắm được cơ bản SWOT là gì, rất đơn giản phải không?

Mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng phân tích SWOT bất cứ lúc nào, bạn sắp đầu tư vào thị trường mới? Bạn đang gặp vấn đề với đối thủ cạnh tranh? Bạn đang lên kế hoạch bán hàng vào dịp lễ Giáng Sinh? Mọi thời điểm đều thích hợp để lập ma trận SWOT, nó giúp chúng ta đánh giá một cách khách quan khi môi trường kinh doanh có sự thay đổi và kịp thời đáp ứng một cách chủ động. Trên thực tế, tôi khuyên bạn nên tiến hành một cuộc họp đánh giá chiến lược ít nhất mỗi năm một lần, và bắt đầu cuộc họp bằng việc phân tích SWOT

Doanh nghiệp mới thành lập cũng như các Startup nên sử dụng ma trận SWOT như một phần trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh của mình, bởi vì không có một kế hoạch, tiêu chuẩn nào phù hợp cho tất cả, cho nên việc nghĩ về doanh nghiệp dựa trên tiêu chuẩn linh động của “SWOT” sẽ giúp bạn định hướng chính xác và tránh khỏi rất nhiều phiền phức không đáng có sau này

Sau khi đã nắm rõ định nghĩa SWOT là gì, chúng ta hãy đi đến phần thú vị hơn, trong bài viết này, tôi sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức sau:

+ Cách tiến hành phân tích SWOT

+ Những câu hỏi cần thiết để lập ma trận SWOT

Giờ hãy đến ngay với phần chính của bài viết thôi!

2.Cách tiến hành phân tích SWOT

Như đã đề cập, SWOT là khái niệm gắn liền với sự khách quan, vì vậy, sẽ rất khó nếu bạn tự mình làm tất cả, để có được kết quả khách quan, đầy đủ nhất, việc phân tích nên được tiến hành cùng một nhóm có quan điểm và quyền lợi KHÁC NHAU trong công ty. Quản lí, bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ, thậm chí cả bản thân khách hàng cũng có thể đóng góp những thông tin hợp lệ. Hơn nữa, quá trình phân tích SWOT cũng là cơ hội để đưa nhóm của bạn lại gần nhau, tất cả họ ngồi lại tham gia, thống nhất để đưa ra những gì hiệu quả nhất cho công ty

Việc phân tích SWOT thường được tiến hành bằng cách sử dụng một ma trận gồm hai hàng và hai cột, nhưng bạn vẫn có thể lên danh sách riêng cho từng mục, miễn là cách sắp xếp đó giúp bạn sắp xếp và đánh giá kết quả dễ dàng nhất

Việc đánh giá sẽ cần thời gian suy nghĩ, động não trước khi điền vào từng danh mục trong ma trận SWOT, sau đó mỗi người sẽ trình bày ý kiến của mình ở mỗi danh mục và nhóm tất cả lại với nhau. Hoặc theo cách khác, bạn có thể yêu cầu từng thành viên hoàn thành một mẫu phân tích SWOT riêng, sau đó họp lại thảo luận và chỉnh sửa hoàn thiện

Sau khi đã hoàn thành việc đưa ra ý kiến cá nhân, hãy thống nhất tất cả ở phiên bản cuối, liệt kê từng yếu tố ở mỗi danh mục theo thứ tự ưu tiên cao nhất được đặt đầu tiên và thấp nhất ở cuối cùng. Đây là phương pháp cơ bản nhất để phân tích SWOT một cách hiệu quả.

3. Những câu hỏi quan trọng khi phân tích SWOT là gì?

Tôi đã soạn sẵn một số câu hỏi bên dưới để giúp bạn phát triển từng phần trong phân tích SWOT của mình, chắc chắn có nhiều câu hỏi mở rộng khác có thể mang lại thông tin hữu ích, tùy theo lĩnh vực kinh doanh và hoàn cảnh thực tế, dưới đây chỉ là những gì căn bản nhất để bắt đầu

3.1 S- Strengths: Điểm mạnh (Yếu tố tích cực nội bộ)

Điểm mạnh mô tả những thuộc tính tích cực bao gồm cả yếu tố hữu hình và vô hình trong nội bộ công ty, chúng hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn

_ Bạn làm việc gì tốt nhất?

_ Bạn có những tài nguyên nội bộ nào? Hãy nghĩ đến những yếu tố sau:

+ Những điểm tích cực của các thành viên công ty, chẳng hạn như kiến thức, kĩ năng, chuyên môn, danh tiếng,…

+ Tài sản hữu hình của công ty, chẳng hạn như vốn, tín dụng, khách hàng hiện tại, kênh phân phối, bằng sáng chế hoặc công nghệ độc quyền

_ Bạn có lợi thế gì so với đối thủ cạnh tranh?

_ Bạn có đủ cơ sở vật chất, khả năng nghiên cứu để tiếp tục phát triển không?

_ Những khía cạnh tích cực khác trong nội bộ doanh nghiệp làm tăng thêm giá trị, hoặc mang đến cho bạn lợi thế cạnh tranh?

Đây là những câu hỏi cơ bản nhất cho danh mục Strengths của phân tích SWOT.

3.2 W- Weaknesses: Điểm yếu (Yếu tố tiêu cực nội bộ)

Điểm yếu là những khía cạnh trong nội bộ doanh nghiệp, làm giảm giá trị hoặc đặt công ty vào thế bất lợi khi cạnh tranh, bạn cần phải vá những “lỗ hổng” này để cạnh tranh được với đối thủ và vượt qua họ

_ Những yếu tố nào (nằm trong tầm kiểm soát của bạn) làm giảm khả năng đạt được, hoặc duy trì lợi thế cạnh tranh?

_ Những lĩnh vực nào cần cải thiện để hoàn thành mục tiêu đề ra, hoặc cạnh tranh được với đối thủ lớn nhất ở thời điểm hiện tại?

_ Doanh nghiệp của bạn thiếu gì? (Ví dụ: Chuyên môn, kĩ năng bán hàng hoặc công nghệ…)

_ Nguồn lực doanh nghiệp có hạn chế không?

_ Uy tín, vị trí trong ngành có ở mức thấp không?

Sau khi hoàn thành hai ô của ma trận SWOT, bạn đã có cái nhìn tổng quan về nội bộ công ty mình, giờ là lúc nhìn nhận, đánh giá những tác động bên ngoài.

3.3 O – Opportunities: Cơ hội (Yếu tố tích cực bên ngoài)

Cơ hội là những yếu tố hấp dẫn từ bên ngoài, đại diễn cho lí do làm bạn tin rằng doanh nghiệp của mình có thể phát triển thịnh vượng

+ Những cơ hội nào tồn tại trong thị trường mục tiêu của bạn, mà bạn có thể trực tiếp hưởng lợi từ chúng?

+ Nhận thức thương hiệu về công ty có tích cực không?

+ Đã có bước tăng trưởng nào gần đây, hoặc những thay đổi khác trên thị trường tạo ra cơ hội tăng trưởng không?

+ Cơ hội có đến thường xuyên không, hay chỉ một thời điểm để quyết định tất cả? Hay nói cách khác, bạn có bị giới hạn thời gian để nắm lấy cơ hội phát triển không?

Đến đây, chúng ta đã sắp hoàn thành việc phân tích SWOT, hãy sẵn sàng điền vào ô cuối cùng trong ma trận này.

T – Threats: Thách thức (yếu tố tiêu cực từ bên ngoài)

Thách thức bao gồm những yếu tố ngoài tầm kiểm soát, có thể đặt chiến lược, hoặc bản thân doanh nghiệp vào hoàn cảnh bất lợi. Chúng ta không thể kiểm soát được những điều này, nhưng bạn có thể chuẩn bị một kế hoạch dự phòng để sẵn sàng ứng phó tức thì nếu tình huống xảy ra

_ Đối thủ cạnh tranh hiện tại hoặc đối thủ tiềm năng của bạn là ai?

_ Yếu tố nào nằm ngoài tầm kiểm soát có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro?

_ Có những thách thức nào tạo ra bởi một xu hướng có thể làm doanh thu, lợi nhuận sụt giảm không?

_ Những tình huống nào có thể làm chiến dịch tiếp thị thất bại?

_ Có sự thay đổi về giá cả nguyên vật liệu, hoặc trữ lượng, nguồn cung cấp nguyên vật liệu không?

_ Có yếu tố nào thay đổi trong hành vi người dùng, nền kinh tế hoặc quy định của chính phủ, có thể làm giảm doanh số bán hàng của bạn?

_ Sản phẩm/ công nghệ mới vừa ra mắt có làm cho công nghệ/ sản phẩm hiện tại bạn đang kinh doanh trở nên lỗi thời không?

Kết luận

Đến đây, Quảng Cáo Siêu Tốc cùng các bạn đã gần như hoàn thành phân tích SWOT, bạn đã hiểu rõ khái niệm SWOT là gì, cũng như có cái nhìn tổng quan về vị trí hiện tại, những gì công ty đang có và những thách thức phải đối mặt, hãy sắp xếp từng yếu tố vào bảng tương ứng theo thứ tự từ quan trọng nhất dần về sau. Chúc bạn thành công!