Tại sao chúng ta cần tìm hiểu cách viết mẫu thư chào hàng?
Ngay cả trong thời đại kĩ thuật số hiện nay, những bức thư chào hàng vẫn giữ được vị trí vững chắc của nó trong số những lựa chọn hàng đầu mang về doanh số cho công ty, theo kết quả thống kê từ các chiến dịch điều tra, thư chào hàng thậm chí mang lại hiệu q, phâuả chuyển đổi cao hơn hẳn so với các định dạng tân tiến khác xuất hiện trong thời gian sau này như brochures hay postcards
Tất nhiên, thư chào hàng không nhất thiết phải là một tờ giấy được đóng trong bì thư và gửi trực tiếp đến tay khách hàng một cách trân trọng như trước đây. Với sự tiến bộ của công nghệ, bạn thậm chí có thể đăng tải thư chào hàng trên website, trong dịch vụ tư vấn marketing email, bài post Facebook và gần như toàn bộ những kênh thông tin online khác
Trên thực tế không có cách thần thánh nào vừa hiệu quả, vừa dễ dàng khi nói đến việc chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành người mua, bạn chỉ có thể thu được kết quả như mong đợi nếu biết cách viết mẫu thư chào hàng, và hiện thực hóa nó trên văn bản, mọi thứ chỉ là lí thuyết cho đến khi bạn hoàn thành tất cả những việc đó
Viết một bức thư có gì khó? Phần khó nhất không phải là việc trình bày ý tưởng, mà nằm ở phần trước khi viết, tâm trí chúng ta thường trống rỗng, viết gì bây giờ? Bạn có những ý tưởng tuyệt vời, nhưng bằng cách nào đó, chúng không thể ăn khớp với nhau trên các văn bản chính thức. Nếu gặp phải vấn đề này, đừng lo lắng, đây là trở ngại mà rất nhiều chủ doanh nghiệp, chuyên gia kinh doanh chuyên nghiệp cũng gặp phải
Chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện nửa vế đầu của bài toán, dưới đây là những cách viết mẫu thư chào hàng sẽ làm khách hàng tiềm năng phải “wow” và đủ thuyết phục để họ mua sản phẩm dịch vụ của bạn. Nửa vế còn lại hoàn toàn tùy thuộc vào bạn, vì thế hãy tìm hiểu thật kĩ bài viết này và áp dụng một cách thông minh để vận dụng vào sản phẩm riêng của mình. Hãy bắt đầu thôi!
Cách viết mẫu thư chào hàng chuẩn
Đầu tư kĩ lưỡng vào phần tiêu đề
Bí quyết của một bức thư chào hàng đắt giá nằm ở tiêu đề, giống như email marketing mix là gì (hoặc là ngược lại, vì thư chào hàng ra đời trước email rất lâu), tiêu đề là thứ tạo ấn tượng đầu tiên cho người đọc, nó là yếu tố quyết định họ sẽ xem tiếp nội dung phía sau, hay cho bức thư vào chỗ giấy tận dụng in đơn nghỉ phép cho nhân viên
Chức năng chính của tiêu đề là làm người đọc muốn biết nhiều hơn, và thực sự lướt đến phần còn lại. Bằng cách nào? Hãy đảm bảo dòng tiêu đề đưa ra lời hứa hẹn cụ thể, liên quan đến nhu cầu hoặc sở thích khách hàng tiềm năng của bạn, tuyệt đối không đập vào mắt họ thứ gì đó tạo cảm giác “quảng cáo rẻ tiền”
Ví dụ: Bạn đang tìm hiểu cách viết mẫu thư chào hàng cho dịch vụ vệ sinh trong nhà, phần tiêu đề giới thiệu dịch vụ nên thể hiện thế nào là hợp lí?
Sai : Bạn đang tìm kiếm một dịch vụ vệ sinh uy tín?
Đúng: Chúng ta đều muốn căn nhà của mình lấp lánh sạch sẽ như mới, hãy để chúng tôi giúp bạn làm điều đó!
Dòng tiêu đề rất quan trọng, hãy dành nhiều thời gian suy nghĩ và nghĩ thật kĩ về cách nó tác động đến tâm trí khách hàng, tiêu đề nên được đặt trước cả lời chào trong thư.
Đừng ngại mở rộng lợi ích sản phẩm
Sau phần mở đầu là phần nội dung chính của bức thư. Bạn cần giới thiệu cho khách hàng chính xác công ty đang cung cấp sản phẩm/ dịch vụ gì? Đừng lan man quá nhiều, “chúng tôi chuyên cung các đầu sách nhập từ nước ngoài” chứ không phải “chúng tôi chuyên kinh doanh thứ sẽ giúp nâng cao kiến thức của bạn, được thể hiện và trình bày dưới dạng văn bản và thường được phân phối trong các cửa hàng sách”
Bí quyết ở đây là bạn phải làm họ muốn sản phẩm/ dịch vụ của công ty ngay sau lời giới thiệu ngắn gọn đó, vì vậy hãy suy nghĩ ở vị trí của khách hàng (chúng ta vẫn thường nói về điều này suốt), người đọc bức này này sẽ tự hỏi “Có gì trong này dành cho tôi không?” hay nói cách khác, lợi ích mà khách hàng nhận được nếu mua sản phẩm/ dịch vụ này là gì? Đây là cách viết mẫu thư chào hàng được gần như toàn bộ các chuyên gia áp dụng
Ví dụ: “Chỉ với chưa đến 2 triệu, toàn bộ ngôi nhà của bạn sẽ lấp lánh và sạch bong như mới, mà không có bất kì mùi khó chịu nào từ chất tẩy rửa hóa học”
Đừng ngại mở rộng, nâng cao lợi ích mang lại của sản phẩm, dịch vụ, nếu đúng là khách hàng tiềm năng đang đọc thư, họ sẽ muốn tìm hiểu chi tiết, sử dụng dấu đầu dòng hoặc mũi tên để trình bày nội dung một cách khoa học, dễ đọc hơn
Và hãy nhớ rằng viết mẫu thư chào hàng không nhất định phải giới hạn trong một trang duy nhất, bạn thậm chí có thể gửi một nội dung tám trang nếu muốn, miễn là tất cả nội dung trong đó đều cần thiết, không dư thừa. Trên thực tế, độ dài của bức thư cũng phụ thuộc vào đối tượng khách hàng mục tiêu và sản phẩm dịch vụ của bạn, theo kinh nghiệm từ các chuyên gia, những bức thư dài hơn sẽ mang lại hiệu quả cao hơn, nhưng đối với những người đang tìm hiểu cách viết mẫu thư chào hàng, tác phẩm đầu tiên không nên dài quá ba trang.
Cung cấp bằng chứng về chất lượng sản phẩm trong mẫu thư chào hàng
Một trong những mục cần được đưa vào nội dung thư chào hàng là đảm bảo khách hàng yên tâm với chất lượng sản phẩm trước khi nhấc máy đặt hàng, có hai cách để thực hiện mục tiêu này:
+ Thứ 1, đưa ra danh sách những khách hàng lớn, có uy tín, đã hoặc đang sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của công ty (nếu có), đây còn được gọi là Testimonials (ý kiến khách hàng), hoặc hình ảnh thực tế chứng minh chất lượng sản phẩm, đây là nguồn dữ liệu thay thế trong trường hợp công ty mới hoạt động, chưa có nhiều khách hàng
+ Thư 2, cung cấp cho khách hàng những thỏa thuận “mạo hiểm” ví dụ như đổi trả tự do trong bảy ngày, hoặc một đổi một nếu sản phẩm bị lỗi, nói chung trong trường hợp này doanh nghiệp phải chấp nhận mạo hiểm để xây dựng danh tiếng ban đầu, cách này sẽ làm khách hàng tin tưởng hơn so với phương án trên, và được xem là một trong những cách viết mẫu thư chào hàng hiệu quả nhất.
Thuyết phục hành động
Điều quan trọng nhất cần làm khi viết mẫu thư chào hàng là thuyết phục người đọc hành động, đó là mục đích cuối cùng của toàn bộ nội dung. Hãy chắc chắn rằng bạn đã trực tiếp đề cập đến hành động muốn người đọc thực hiện, ví dụ như “nhấc máy gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết” hoặc “đến ngay cửa hàng gần nhất của chúng tôi,” theo các nghiên cứu uy tín, người đọc luôn có xu hướng thực hiện theo hành động kêu gọi trong nội dung, do đó khả năng tương tác sẽ cao hơn nhiều so với bức thư không có lời kêu gọi
Thêm nữa, hãy tạo động lực giúp khách hàng dễ dàng hành động hơn, ví dụ, đề cập đến thời hạn hết hạn ưu đãi, hoặc một chương trình khuyến mãi miễn phí, thậm chí là một lời cầu xin tinh tế cũng mang lại hiệu quả nếu bạn đã thuần thục cách viết.
Đừng quên mục P/s ở cuối thư
Về cơ bản, bạn đã hoàn thành gần hết nội dung của bức thư, hi vọng nội dung ít nhiều có thể lưu lại trong tâm trí khách hàng, thay vì ngồi yên hi vọng, hãy đảm bảo điều đó bằng cách thêm mục P/s (tái bút) để thúc họ hành động ngay lập tức. Tương tự như mục thuyết phục hành động ở trên, chúng ta vẫn có thể áp dụng chiêu khuyến mãi, nhưng lần này là khuyến mãi riêng, ví dụ giảm giá đặc biệt dành riêng cho khách hàng liên hệ ngay trong ngày (tính từ ngày bức thư đến tay họ), hoặc cung cấp mã số nhận quà khuyến mãi trong bức thư, yêu cầu họ gửi mã đến số điện thoại công ty để nhận quà chẳng hạn.
